סדנת Microsoft Copilot לארגונים: מיכולת ל-Workflow

הסדנה עוסקת בבינה מלאכותית (AI) ומחברת אותה לעבודה הארגונית בפועל. סדנת Microsoft Copilot לארגונים מחברת בין יכולות AI לבין העבודה ב-Microsoft 365.המשתתפים מתרגלים משימות ב-Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams או Copilot Chat בהתאם לרישיונות ולהרשאות הקיימים. המטרה היא לבנות Workflow מועיל, לא לצבור פקודות.

למי הסדנה מתאימה?

לצוותים ולמנהלים העובדים בסביבת Microsoft 365 ורוצים לשפר הכנת מסמכים, סיכום, ניתוח, תקשורת ותכנון. לפני המפגש בודקים אילו יכולות זמינות בפועל, משום שהגישה משתנה לפי מוצר, רישיון, הגדרות והרשאות.

מה לומדים?

• להבין את ההבדל בין Copilot Chat לבין יכולות Copilot בתוך יישומי Microsoft 365.
• לנסח בקשה שמגדירה מטרה, הקשר, מקור, קהל ופורמט.
• לעגן תשובה בקובץ, במסמך או במקור שהמשתמש מורשה לראות.
• להשתמש ב-AI לטיוטה, סיכום, הכנה לפגישה, ניתוח ויצירת מבנה.
• לבדוק ציטוטים, מספרים, הרשאות ורלוונטיות לפני הפצה.
• לתעד Workflow לצוות ולבחון אם הוא חוזר לשימוש.

איך עובדת הסדנה?

לפני

ממפים רישיונות, הרשאות ומשימות. אילו יכולות מופעלות, באילו יישומים עובדים ומהם סוגי המידע.נבחרים תרחישים שמייצגים את העבודה ולא הדגמות כלליות.

במהלך

המשתתפים עובדים עם מקור ברור. מתרגלים הנחיות מפורשות כמו "השתמש בקובץ הזה בלבד", משווים בין טיוטה לתוצר ומפעילים בדיקת איכות לפני פעולה.

אחרי

כל משתתף בוחר משימה חוזרת ומיישם אותה פעם נוספת. הצוות מתעד מה עבד, מה דרש תיקון ומה מחייב אישור אנושי.

הוכחה

בודקים אם התוצאה עקבית ובטוחה: האם התהליך מפיק תוצר שימושי, נשען על המקור הנכון, מכבד הרשאות וחוסך שלבים מיותרים בלי לפגוע באיכות.

דוגמאות לתרגול

• הפיכת מסמך ארוך לתמצית החלטה עם שאלות פתוחות.
• בניית שלד מצגת ממסמך מאושר.
• הכנה לפגישה מתוך חומר שהמשתמש מורשה לגשת אליו.
• ניסוח טיוטת הודעה ובדיקת טון, פעולה ותאריך.
• ניתוח טבלה והצעת שאלות לבדיקה, בלי להמציא נתונים חסרים.

פרטיות והרשאות ב-Microsoft 365 Copilot

Microsoft מציינת כי Copilot מכבד את הרשאות Microsoft 365 הקיימות, וכי הוא יכול להפנות רק לתוכן שהמשתמש מורשה לגשת אליו. עם זאת, הרשאות רחבות או מידע לא מסווג עלולים להפוך לנגישים יותר למשתמש שכבר מורשה לראותם.לכן הטמעה אחראית כוללת בדיקת הרשאות, מדיניות מידע, הדרכת משתמשים ובקרת תוצרים. Microsoft גם מציינת שפרומפטים ותשובות ב-Copilot Chat הארגוני אינם משמשים לאימון מודלי הבסיס.

סילבוס, פורמטים ותוצרים

מה כולל הסילבוס?

בפורמט חצי יום נפתח בהגדרת התוצאה הרצויה, נתרגל פירוק משימה לשלבים ונבנה תוצר ראשון בתחום Microsoft Copilot ו-Workflow ארגוני. המשתתפים יעבדו על ניסוח הקשר, בחירת מקורות, יצירת טיוטה ובדיקתה.בסיום יוגדר שימוש אחד להמשך וכלל בדיקה שהמשתתף יכול להפעיל בעצמו. בפורמט יום מלא נוסיף עבודה בקבוצות על מקרי אמת, השוואה בין כלים, תכנון Workflow, הגדרת מידע מותר ואסור, בדיקת תוצאה מול דוגמה אנושית והצגת תוצרים.היום מסתיים בתוכנית יישום קצרה: מה יבוצע, מי אחראי, מהו מדד האיכות ומתי בוחנים את התהליך מחדש. במסלול של שלושה מפגשים המפגש הראשון עוסק ביסודות, גבולות ובחירת משימה.המפגש השני מוקדש לתרגול, בניית תבנית ושיפור התוצר. בין המפגשים מבצעים משימת שטח.המפגש השלישי מנתח תוצאות, פותר חסמים, משפר את ה-Workflow ומגדיר כיצד לשמר ולהרחיב את השימוש. המבנה מאפשר להעביר את הלמידה מסביבת הסדנה לעבודה בפועל.

מה נדרש מהמשתתפים?

מומלץ להגיע עם מחשב, גישה לכלי שאושר בארגון ודוגמה למשימה שאפשר לתרגל ללא מידע רגיש. אין להזין פרטים אישיים, סודות מסחריים או מסמך שאינו מורשה.כאשר אין גישה לכלי, ניתן לעבוד על תרחיש, תבנית ותהליך בדיקה ולהשלים את הביצוע לאחר קבלת הרשאה.

אילו תוצרים יוצאים מהסדנה?

• התוצרים עשויים לכלול בריף עבודה, תבנית פרומפט, רשימת מקורות, טופס בדיקת איכות, מפת Workflow, כללי עצירה ואישור או תוכנית פיילוט.
• התוצר המדויק נקבע לפי הקהל והמטרה.
• כל תוצר נבדק מול קריטריונים שהוגדרו מראש ולא רק לפי רושם ראשוני.

שאלות נפוצות

1. האם צריך רישיון Microsoft 365 Copilot?

הדבר תלוי בתרגילים וביכולות הרצויות. אפשר להתאים מפגש ל-Copilot Chat או ליכולות הזמינות ברישיונות הארגון.מאמתים זאת לפני בניית הסדנה.

2. האם Copilot רואה את כל הקבצים בארגון?

לא. הוא פועל לפי הרשאות המשתמש.עם זאת, חשוב לבדוק שההרשאות עצמן נכונות ושאין גישה רחבה מדי לתוכן רגיש.

3. האם אפשר לסמוך על הציטוטים והתשובות?

יש לפתוח את המקור, לבדוק שהוא אכן תומך בטענה ולאשר מספרים ופרטים קריטיים. עיגון משפר רלוונטיות, אך אינו מחליף בדיקה.

4. האם הסדנה כוללת Excel?

אפשר לכלול Excel אם היכולת זמינה והמשימות מתאימות. התרגול מתחיל מטבלה מסודרת ומגדיר מה בדיוק צריך לנתח או להציג.

5. איך מודדים הצלחה?

מגדירים משימה, תוצר וקריטריון איכות מראש. אחר כך בודקים שימוש חוזר, זמן עבודה, תיקונים נדרשים ויכולת של אדם נוסף להפעיל את התהליך.

6. האם אפשר לשלב רמות ידע שונות?

ניתן לבנות תרגיל בסיס ותרגיל הרחבה, לעבוד בזוגות ולחלק את הקבוצה לפי משימות.

7. האם הסדנה מתאימה להנהלה?

לקהל מנהלים מדגישים בחירת שימושים, ניהול סיכון, מדידה והובלת שינוי.

8. האם אפשר להשתמש בחומרים של הארגון?

אפשר לעשות זאת רק לאחר אישור ובכפוף למדיניות המידע. אפשר גם להשתמש בחומר אנונימי או מדומה.

9. מה קורה אם כלי משתנה לאחר הסדנה?

הסדנה מלמדת תהליך עבודה ועקרונות בדיקה, ולכן היכולת נשארת רלוונטית גם כאשר ממשק או מודל משתנים.

מקורות מקצועיים להעמקה

• Microsoft Learn, Data, Privacy and Security for Microsoft 365 Copilot
• Microsoft Adoption, Copilot Scenario Library
• NIST, AI Risk Management Framework
• NIST, Generative AI Profile

השלב הבא: מתאימים סדנת Microsoft Copilot לסביבה הארגונית

ספרו לנו אילו רישיונות קיימים, מי המשתמשים ואילו תהליכים חשוב לשפר. נבנה תרגול ב-Microsoft 365 שמכבד הרשאות ומסתיים ב-Workflow ובמדד איכות. אפשר להכיר את מסלולי ההדרכה או לתאם שיחת התאמה.