בינה מלאכותית יכולה לנסח מודעת דרושים, לסכם ריאיון, לתאם פגישה ולזהות דפוסים בנתונים. היא גם יכולה להעצים הטיה, להסתיר הנחות ולגרום לצוות גיוס לאשר המלצה שאיש לא בדק. לכן לא נכון להגדיר “פרויקט AI בגיוס” כמקשה אחת. צריך לפרק את מסע הגיוס לשלבים, לדרג את הסיכון בכל שלב ולבחור שימוש שמייצר ערך בלי להעביר למערכת החלטה על אדם.
מציירים את השלבים: הגדרת צורך, ניסוח תפקיד, פרסום, איתור, סינון, ריאיון, מטלה, החלטה, הצעה וקליטה. לכל שלב רושמים זמן, איכות, צוואר בקבוק, מידע רגיש ומי אחראי. המיפוי מונע השקעה באוטומציה של שלב מהיר, בעוד הבעיה האמיתית היא למשל הגדרה לא ברורה או המתנה להחלטת מנהל.
AI יכול לבדוק בהירות, להסיר חזרות ולהציע שפה נגישה. הצוות מוודא שהדרישות משקפות את התפקיד ושאין תכונות “רצויות” שאינן נחוצות ועלולות לצמצם מועמדים.
המערכת מציעה שאלות לפי יכולות שהוגדרו. המגייס בוחר שאלות התנהגותיות, מנסח קריטריונים ומוודא שכל המועמדים נבחנים באופן עקבי.
אפשר לסכם לוחות זמנים, הערות שאינן רגישות או משימות המשך. לפני שימוש בתמלול יש להגדיר הסכמה, שמירה והרשאות. הסיכום אינו מחליף הקשבה ואינו מוסיף פרשנות פסיכולוגית.
דירוג משפיע ישירות על הזדמנות. יש לדעת אילו נתונים שימשו, מה הקריטריונים, האם ניתן לערער ומה שיעור הטעות. אין להפוך ציון לסף אוטומטי בלי בדיקת תוקף והוגנות.
כלים שמסיקים תכונות מהבעות, מבטא או תנועה מעלים שאלות קשות של מדע, פרטיות ואפליה. ברוב הארגונים נכון להימנע מהם אם אין בסיס מקצועי ומשפטי ברור.
ההחלטה נשארת אצל בעלי תפקידים אנושיים שמסתמכים על ראיות מתועדות. המערכת יכולה לארגן מידע, אך אינה צריכה לבחור מי יקבל הזדמנות.
מועמדים צריכים לקבל מידע ברור על שימוש משמעותי ב-AI ועל דרך לפנות לאדם. צוות הגיוס מגדיר נתונים מותר, מונע שימוש במאפיינים שאינם רלוונטיים ובודק תוצאות לפי קבוצות כשניתן וחוקי. הנחיות EEOC בנושא AI ותעסוקה מזכירות שגם כלי של ספק עלול ליצור אחריות לאפליה.עקרונות OECD ל-AI מדגישים הוגנות, שקיפות ואחריות. מסגרת NIST AI RMF מציעה תהליך של ממשל, מיפוי, מדידה וניהול סיכונים. העקרונות הופכים למעשיים כאשר לכל שימוש יש בעלים, מקור, קריטריון עצירה ויומן שינויים.
כרטיס קצר כולל: מטרת השימוש, משתמשים, מידע נכנס, תוצר, החלטה מושפעת, בעלים, סיכונים, בדיקות ומועד סקירה. מציינים גם מה הכלי אינו רשאי לעשות. לדוגמה: “מסייע לנסח שאלות ריאיון, אינו מדרג מועמד ואינו משתמש במידע אישי מעבר להגדרת התפקיד”.הכרטיס מאפשר למשאבי אנוש, משפט, פרטיות ומערכות מידע לדבר על אותו תהליך. הוא גם מקל להפסיק שימוש כאשר ספק משנה מודל או תנאים.
בוחרים תפקיד אחד ובודקים זמן הכנה, איכות השאלות ועקביות בין מגייסים. מגדירים חמש יכולות וראיות להתנהגות בכל רמה.
המערכת מציעה שאלות, והמגייסים בודקים קשר לתפקיד, ניסוח והוגנות. עובדים מצליחים ומנהלים מקצועיים בוחנים אם השאלות משקפות עבודה אמיתית.
משתמשים בתבנית במספר ריאיונות, מדרגים בנפרד ומתעדים פערים. לא משנים במקביל את כל תהליך המיון, כדי שאפשר יהיה להבין מה השפיע.
לפני רכישה מבקשים תיאור של הנתונים, מטרת המודל, שיעורי טעות, בדיקות הוגנות, אבטחה ומדיניות שמירה. בודקים האם הנתונים משמשים לאימון, היכן הם נשמרים ומה קורה בסיום ההתקשרות. הספק צריך להסביר כיצד ניתן לתקן מידע ולערער על תוצאה, ולא רק להציג הדגמה מוצלחת.בחוזה מגדירים הודעה על שינוי מהותי במודל, זכות לביקורת, טיפול באירוע וייצוא נתונים. גם אז הארגון מבצע בדיקה עצמאית על מקרים מייצגים. תו תקן או הצהרה אינם מחליפים הערכה בהקשר המקומי, משום שהתפקיד, האוכלוסייה והדרך שבה המנהלים משתמשים בציון משפיעים על הסיכון.
הכשרה טובה משלבת אוריינות AI, ריאיון מובנה, הטיה אנושית, פרטיות ובדיקת תוצר. המשתתפים צריכים להתנסות גם בהמלצה שגויה ומשכנעת, ולתרגל כיצד להסביר סטייה. אפשר לבנות תרגול כזה במסגרת סדנת בינה מלאכותית לארגונים או הדרכת AI לתהליכי אנשים.
מודדים זמן הכנה, עקביות בין מעריכים, שיעור מועמדים שמתקדמים, חוויית מועמד, פערים בין קבוצות ואיכות קליטה לאחר תקופה. יש לבחון החלטות ששונו בעקבות בדיקה ואירועים שבהם המערכת הציגה מידע שגוי. כלי מהיר אינו מוצלח אם הוא מגדיל טעויות או פוגע באמון.לניהול הפיילוט אפשר להיעזר במתודולוגיית THE IMPACT, שמחברת בין אבחון, תרגול ומדידה.
הדבר תלוי בדין, במדיניות ובאופן השימוש. גם כשהשימוש אפשרי, נדרשים תוקף, שקיפות, בדיקות הטיה ובקרה אנושית. אין להסתפק בהבטחת הספק.
שימוש תומך בסיכון נמוך, כגון שיפור מודעה או הכנת ריאיון מובנה, שבו ניתן לבדוק איכות בלי שהמערכת דוחה מועמד.
הוא יכול לעזור לנסח קריטריונים ולהצביע על חוסר עקביות, אך הוא גם עלול לשכפל הטיה בנתונים. נדרשים תכנון, מדידה וביקורת.
בעל התהליך במשאבי אנוש, מנהל מקצועי, מערכות מידע וגורמי פרטיות או משפט לפי הסיכון. חשוב לשתף גם מגייסים שמשתמשים בתהליך בפועל.
בחרו שלב שבו AI יכול לסייע בלי להחליט על אדם, כתבו כרטיס שימוש והגדירו קו בסיס. לתכנון סדנה או פיילוט גיוס אחראי, פנו לצוות THE IMPACT. כך תוכלו לקצר עבודה חוזרת ולשמור על גיוס מקצועי, הוגן ואנושי.